Focus op Processen

Verbetering van resultaten is niet het probleem van één manager.

Veel problemen in organisaties met betrekking tot achterblijvende resultaten of te hoge kosten hebben  te maken met onvoldoende focus op de processen. Daardoor hebben de medewerkers geen duidelijke functies met resultaatverwachtingen en bevoegdheden. Focus op Processen zorgt ervoor dat iedereen zijn rol binnen de organsatie beter begrijpt en beter kan functioneren.

Komt dit verhaal u bekend voor?

Wanneer in een organisatie zaken niet goed lopen en de resultaten achterblijven, raken de betrokken managers en medewerkers gefrustreerd en gaan op elkaar mopperen. "Geef die afdeling maar aan mij. Dan los ik het zelf wel op", wordt vaak door de meest gefrustreerde manager geopperd. Vaak wordt door een manager een poging gedaan om met een reorganisatievoorstel een aantal punten in zijn/haar visie te verbeteren. Zo'n voorstel wordt door de andere Teamleden zelden geaccepteerd. Er ontstaat een discussie maar men komt niet een gezamenlijk gedragen visie en oplossing. Er worden dus ook geen besluiten genomen. Er wordt gauw overgeschakeld op het bespreken van de meest urgente operationele zaken. Na afloop van het overleg "doet iedereen een plas en alles bleef zoals het was". Natuurlijk kan er in deze situatie gesproken worden van een niet effectief Team. Het is echter de vraag of een sessie op de heide met het Team dit probleem kan oplossen.

Het ontbreekt vaak aan goed gedefinieerde processen en regelkringen.

De processen zijn onvoldoende op elkaar afgestemd.
Veel gemaakte fouten zijn:

• geen verzameling van samenhangende primaire en secundaire procesbeschrijvingen,
• geen onderscheid tussen procesinrichting en procesbesturing,
• geen onderscheid tussen evaluerende en initiërende functies van processen,
• geen onderscheid tussen functionele organisatie (processen en regelingen) en personele organisatie (organisatieschema/ het harkje).

Verbetering van resultaten vraagt om een integrale benadering

Het succes van de organisatie wordt dus bepaald door de optimale balans van alle (deel)processen. Veranderende vragen uit de markt of omgeving vraagt continue om de volgende aandacht:

• afwijkingsbepaling en regeling (intern en extern) van alle deelprocessen,
• evaluatie van de normen die aan de deelprocessen worden gesteld,
• evaluatie van de inrichting van de deelprocessen op veranderende verwachtingen.

Belangrijke vragen over processen

Vragen zijn onder andere:

• Hoe krijgen we meer omzet met een betere marge?
• Hoe kunnen we sneller en betere offertes maken?
• Hoe krijgen we de kosten van de organisatie omlaag?
• Hoe krijgen we de doorlooptijd van onze processen korter?
• Hoe krijgen we de voorraden omlaag?
• Hoe krijgen we de kwaliteit van onze producten of dienstverlening verbeterd?
• Hoe krijgen we sneller nieuwe producten of diensten in de markt?
• Hoe krijgen we onze verzuimkosten omlaag?
• Hoe houden we met toenemende automatisering en robotisering controle over de procesvoering?

Aanpak vraagt om een systematische analyse van processen

Bij een systeembenadering van een organisatie wordt altijd uitgegaan van de (bedrijfs)processen die moeten leiden tot het realiseren van de doelen van de organisatie en niet van de bestaande afdelingen. Bij het analyseren van problemen maak ik gebruik van de modellen van de systeemkunde:

Black box benadering:

Deze benadering is vooral bruikbaar om een verzameling van blackboxen te beschrijven met de relaties daartussen. In een latere fase wordt de binnenzijde van elke blackbox bekeken.

Steady State model

Steady Statemodel: Een model van een systeemtoestand met een volledig bepaald gedrag, die is ontstaan wanneer het gedrag van het systeem repeteerbaar is in de tijd en wanneer dat gedrag in de ene tijdsperiode gelijksoortig is aan dat in een andere tijdsperiode.

Het Steady State model is prima bruikbaar voor veel repeterende processen als productieprocessen, verkoopprocessen, engineeringsprocessen en administratieve processen. Het vraagt voortdurende aandacht van managers en medewerkers om na veranderingen in de producten en de processen de nieuwe "steady state" in te richten en daarmee weer vertrouwd te raken

Ik voer gerichte interviews met de betrokkenen die het proces goed kennen en vervolgens tekenen we het bijbehorende model. Hierdoor ontstaat acceptatie en inzicht. Wanneer ik na afloop van alle interviews de modellen en mijn analyse terugkoppel aan alle betrokkenen is men meestal erg verbaasd over de snelheid en de scherpte van de analyse. De conclusies zijn daarna ook vaak snel te trekken en worden gemakkelijk geaccepteerd. Nieuwe principes als Lean Management, Six Sigma of  Total Quality maken gebruik van deze procesbenadering en van het principe van continue verbeteren. De aanpak van Lean is sterk gericht op het vereenvoudigen van processen en het elimineren van stappen die geen waarde toevoegen in de totale procesvoering. Met de vereenvoudiging van de processen komt de beheersbaarheid van processen weer in de handen van de medewerkers. Dit bevordert de betrokkenheid en de motivatie van hen in sterke mate. Bijkomend gevolg is dat de administratie van de processen sterk vereenvoudigt.

Focus op processen geeft inzicht in de samenhang van processen 

De kracht van Focus op Processen ligt in het concreet benoemen van ontbrekende of slecht functionerende delen van processen.  Door het concreet benoemen van gewenste verbeteringen gaan medewerkers sneller en gemakkelijker ermee aan de gang. Het gaat niet direct over de machtsstructuur of over medewerkers/managers die "slecht" zouden functioneren. Problemen, die de samenwerking tussen een paar afdelingen betreffen, worden gemakkelijker -lees zonder machtstrijd- opgelost.

Belangstelling: 

Neem gerust contact met mij op om eens te verkennen wat de samenwerking met mij in Focus op Processen voor u en uw organisatie zouden kunnen betekenen. Ik kom graag eens bij u voor een oriënterend gesprek.

Zie ook:

Onze kwaliteitsmanager heeft het te druk