7 tips voor succesvolle werving en selectie
Bij het invullen van een vacature zijn er een aantal zaken die de kans op succes voor u en de nieuwe medewerker aanzienlijk vergroten.
Beschouw dit als een investeringsproject en u begrijpt direct het belang. Ik heb er 7 op een rijtje gezet. Het lijken soms open deuren.
Toch merk ik nog erg vaak dat in één van de stappen iets fout is gegaan.
1. Zorg voor een duidelijk profiel en een scherpe verwachting over resultaten.
Maar al te vaak wordt in de tijdsdruk van het opvullen van een ontstane vacature de laatst bekende vacaturestelling en bijbehorende advertentietekst uit de lade gevist. Deze wordt dan zonder intern overleg weer opnieuw geplaatst op dezelfde wijze als een paar jaar/maanden geleden. Daarbij wordt voorbij gegaan aan het feit dat in de tussentijd een en ander veranderd kan zijn binnen de organisatie waardoor de behoeft kan zijn veranderd. De beslissing om een vacature te stellen is een belangrijke investeringsbeslissing, die in het geval van een nieuwe machine vrijwel altijd voorafgegaan wordt door een gedegen analyse. Voor een goede profielbeschrijving interview ik altijd een groep managers en collega's en maak ik gebruik van Functie van Thomas International. Deze methodiek geeft een helder inzicht in verwachtingen over gedrag en overeenstemming binnen de organisatie en maakt zaken open en bespeekbaar. Ook in het geval dat u als directeur/eigenaar alleen kan beslissen, is het de vraag of dit ook verstandig is.
2. Zorg voor goede communicatie en acceptatie binnen de organisatie.
Door het ontbreken van een overleg en een duidelijke besluitvorming is het niet ondenkbaar dat er binnen de organisatie verschillende verwachtingen over de nieuwe functionaris leven. Dit gaat onherroepelijk een rol spelen verderop in het proces als er gesproken gaat worden met kandidaten. De besluitvorming over de mogelijke geschiktheid wordt hierdoor enorm vertraagd. Het gebeurt nog steeds dat eigen personeel over een vacature wordt geïnformeerd met een advertentie in de krant of tegenwoordig op een vacaturesite. Wat moet een eigen medewerker die zit te popelen om te kunnen doorstromen hiervan denken? Nog even los van de vraag of deze medewerker ook geschikt zou zijn, wordt de indruk gewekt dat alleen kandidaten van buiten worden overwogen. Informeer dus altijd potentiële kandidaten om mee te doen of werk eerst aan acceptatie bij belangstellenden dat zij niet voor de functie in aanmerking komen.
3. Zorg voor een duidelijke procedure en planning van het project.
Ik kom het regelmatig tegen dat een procedure voortvarend wordt opgepakt. Zodra er echter één of meer kandidaten serieus in beeld zijn, moeten er ineens andere managers in de procedure worden betrokken om ook hun akkoord te geven. Los van de vraag of ze ook in proces van profielbepaling zijn gekend, levert dit vaak grote agendaproblemen op. Het gevolg is dat kandidaten pas na weken kunnen worden ontvangen voor een gesprek. De voortgang en de scherpte in het proces wordt hiermee verloren. Het demotiveert de kandidaten na de eerste enthousiaste gesprekken en ze gaan zich concentreren op andere sollicitaties. Tenslotte heeft een kandidaat met capaciteiten zelfs in deze tijd snel andere opties. Een duidelijke procedure met per fase duidelijke afspraken houdt iedereen scherp. Een kandidaat kan geen betere indruk krijgen als elke stap duidelijk is en wordt nagekomen.
4. Zorg voor een evenwichtig sollicitatiegesprek met open vragen.
Gesloten vragen zullen worden beantwoord met een ja of nee. Een "leading question" is een vraag waarin een gewenst antwoord wordt gesuggereerd. Deze vragen zullen worden beantwoord met het gewenste antwoord. Kortom dan weet je nog niet veel meer. Open vragen geven de mogelijkheid om daarop door te vragen met nog meer open vragen. De antwoorden die dan komen zeggen veel meer over een persoon en geven een veel betere onderlinge sfeer. Een goed gesprek kent evenwicht in het gebruik van de tijd. Aangezien een goede kandidaat vaak meer opties heeft, is het belangrijk om hem de tijd te geven om zelf een goed beeld te krijgen van een organisatie en de functie. Dus leg de rode loper uit, geef hem de mogelijkheid om vragen te stellen en zorg ervoor dat de informatie in alle gesprekken voldoende overeenkomst hebben.
5. Zorg voor een goed assessment met de geschikt lijkende kandidaten.
Vaak wordt een assessment overwogen als er na de eerste en volgende gesprekken toch nog twijfel is over de kandidaten. Een assessment moet dan alsnog duidelijkheid scheppen. Juist als er enthousiasme is over een kandidaat is het goed om een en ander nog eens met een assessment te verifiëren. Mijn advies is om altijd een assessment te doen. Voor een goed assessment is een duidelijke profielstelling en een goede opdracht aan de assessor onontbeerlijk. Onderdeel van een assessment bij mij is tevens het controleren van de diploma's en het voeren van een paar referentiecontroles bij vorige werkgevers. Niet zelden ontbreken er diploma's of kloppen de jaartallen op de diploma's niet met het gepresenteerde cv. Dit is dan een duidelijk aandachtspunt in het assessment. Na afloop van een assessment is het goed mogelijk om een referentieonderzoek te doen. Dit kan alleen gedaan worden door de diegene die het assessment heeft gedaan omdat die weet welke controlevragen moeten worden gesteld om een referentie ook valide te maken. Voor een informatie over een goed assessment kijk ook op: Assessments met praktische en voorspellende waarde
6. Zorg voor een goede besluitvorming over de aanstelling van de kandidaat.
Als er dan na de eerste gesprekken, de vervolggesprekken, het assessment, de rapportage eindelijk het moment is aangebroken om een besluit te nemen en een kandidaat aan te stellen, moet het ook mogelijk zijn om dan slagvaardig op te treden. Dit betekent dat er al een paar stappen genomen zijn zoals ruimte in de agenda om met de overgebleven kandidaat een aanstellingsgesprek te voeren. Een concept arbeidscontract dat klaar ligt kan al enorm helpen. De eerste gesprekken hebben al voldoende aanknopingspunten opgeleverd over de salarisindicatie. Ik laat dit niet open. Met een kandidaat die hierover geen duidelijkheid wil geven, ga ik niet verder. Doe vooral niet opnieuw een sollicitatiegesprek, zelfs als er dan pas de hoogste baas bij wordt betrokken. Maak duidelijke afspraken over het vervolg en houdt de afgesproken termijnen vast.
7. Zorg voor een goed inwerk- en ontwikkelingstraject (ook onboarding genoemd).
Het begint eigenlijk zodra de kandidaat zijn/haar arbeidscontract heeft getekend. Houdt regelmatig contact met hem of haar zodat er al een verbinding ontstaat. Op de eerste werkdag is de motivatie van de nieuwe medewerker het hoogst. Er ligt vaak een hoog ambitieniveau en enige spanning over wat er gaat komen. Het is in uw belang om deze motivatie zo lang mogelijk hoog te houden. Zorg ervoor dat iedereen tot en met de receptie/bewaking op de hoogte is van zijn/haar start. Zorg voor een goed introductieplan voor de eerste drie weken, zodat de nieuwe medewerker de belangrijkste collega's leert kennen. Houdt de eerste weken intensief contact met hem of haar. Neem de tijd voor vragen die naar boven komen. Let meer op de inspanning en de ontwikkeling dan op resultaten. Als dit proces goed gaat en alle voorgaande stappen ook zorgvuldig zijn verlopen dan komen de resultaten zeer waarschijnlijk sneller dan verwacht.
Veel Succes gewenst met uw nieuwe medewerker.
De bovenstaande 7 tips gelden natuurlijk ook bij de werving en selectie van een nieuwe manager of directeur. Dat het belang van een zorgvuldig traject in deze situaties nog groter is, is duidelijk.
Belangstelling:
Wil u meer weten over mijn aanpak bij de succesvolle werving en selectie van een nieuwe medewerker, neemt u dan contact met mij op.
Ik kom graag eens met u verkennend praten over de voordelen van samenwerking.
Zie ook: